什么是办公室文员?
办公室文员通常在办公室里工作,什么事都做一点;接电话、记账、归档、邮寄、传递信息、处理数据、跑腿、分类邮件等。某些工作技能是很重要的,比如沟通技能、计算机技能、客户服务技能和对细节的关注。
办公室文员是做什么的?
办公室职员需要各种各样的一般办公室技能——归档、复印、寄出邮件、完成银行交易、分类和分发收到的邮件、签收和发送传真的能力。他们还必须能够保存准确的纸质和电子记录,并记录详细的电话信息。在一些办公室,办公室文员在会议上记录口述和记录笔记,还负责保管办公用品,必要时补充用品。
在一些办公室环境中,办公室文员可能承担更高级的任务,如记录发薪记录、开具发薪支票或盘点存货。如果要求一个办公室文员管理其他员工,通常需要以前的管理经验。
分配给办公室文员的具体职责取决于他们工作的办公室类型。大学办公室职员可以处理申请材料或回答未来学生的问题,而医院办公室职员可以归档和检索医疗记录。
以下是办公室文员可能遇到的各种职务:
- 接收和筛选来电或收集其他需要发给合适人选的信息(可能是时间敏感的)
- 传递消息和跑腿
- 收集,统计和支付资金,做基本的簿记和完成银行交易
- 完成并邮寄账单、合同、政策、发票或支票
- 与办公室人员以及主管/管理人员密切合作
- 准备会议议程,参加会议,并记录会议记录
- 使用计算机创建文档、电子表格、输入数据并通过电子邮件进行交流
- 手动或使用计算机维护和更新归档、库存、邮寄和数据库系统
- 与公司外的人交谈,包括潜在客户,并迎接来访的客人
- 确认预约,并将客户或供应商联系到合适的人员或办公室
- 确保完成的工作在进行数据处理或书写信件或其他文件时没有错误
- 库存和订购材料,用品和服务
- 打开,分类和路由收到的邮件,回复信件,并准备发送的邮件
- 为办公室人员做差旅安排
- 同时做几件不同的事情(组织能力和对细节的专注能力是关键)
办公室文员的工作场所是什么样的?
办公室职员通常在舒适的办公环境中工作。几乎每个行业都有他们的身影;最受欢迎的行业是教育服务、卫生保健和社会援助、废物管理和补救服务以及政府办公室。
办公室职员也被称为:
办公室协调员办公室助理